Tipps und Tricks zu Word II

    (Bedenken Sie bitte, dass diese Tipps unsortiert sind - außerdem ist es immer möglich, dass diese Tipps und Tricks bei Ihnen u.U. bei Ihnen nicht funktionieren, da Windows manchmal unerklärlich reagieren kann. Bedenken Sie auch meinen Disclaimer auf meiner Startseite.)


    Tipps und Tricks zu Grafiken mit Word

    Grafiken beschriften:

    Man kann die eingefügten Grafiken mit einer Beschriftung versehen, die dann an die Grafik gebunden bleibt, und sich z. B.
     mit der Grafik bewegt, wenn man sie verschiebt: Rechtsklick auf die markierte Grafik - Beschriftung - es öffnet sich ein Fenster, dort die entsprechenden Eintragungen vornehmen.

    Manchmal lässt sich die Grafik nicht punktgenau positionieren (sie rastet dann immer in ein vorgegebenes Raster ein, was man ausschalten kann: Grafiken punktgenau positionieren:

    Beim Verschieben von Grafiken und WordArtObjekten bewegen sich diese ruckartig. Deshalb kann man die Elemente manchmal nicht wie gewünscht zueinander positionieren. Man möchten aber Zeichnungsobjekte wie in Grafikprogrammen pixelgenau ausrichten.
    Ursache des Problems ist ein unsichtbares Raster, das als Positionierhilfe gedacht ist. Wenn man mehrere Objekte am Rand oder auf einer Linie ausrichten will, ist das auch recht hilfreich. Sofern das Raster stört, kann man es jedoch feiner anpassen, ändern oder auch ganz abschalten.
    Will man das Raster dauerhaft justieren, öffnet man »Ansicht/Symbolleisten/Zeichnen«. Diese Symbolleiste öffnet sich u.U. unten, klickt ganz links in dieser Symbolleiste auf die Schaltfläche »Zeichnen« und öffnet darin »Gitternetz«. Im Bereich »Rastereinstellungen« ändert in den beiden Eingabefeldern »Abstand horizontal« sowie »Abstand vertikal« die Schrittweite des Rasters. Mit der Einstellung »0,1 cm« positioniert man Objekte künftig millimetergenau. Um das Raster ganz abzuschalten, deaktiviert man die Option »Objekte am Raster ausrichten« - OK.


    Kreise mit Word zeichnen:

    Wenn man auf das Symbol Ellipse klickt (Ansicht – Symbolleisten – Zeichnen)und dann einen Kreis zeichnen will, geht das sehr schwer. Besser geht es, wenn man gleichzeitig die „Shift-Taste“ drückt.


    Linien genau waagerecht, senkrecht oder in festem Winkeln zeichnen:

    Auf das Liniensymbol klicken dann die Shift-Taste drücken und mit der Maus die Linie ziehen.


    Oft benötigte Grafiken schnell einfügen:

    Word öffnen - Einfügen - Grafik usw. bis im Dokument die Grafik erscheint - Grafik anklicken, dass sie eingerahmt ist und dann diese Grafik als sog Autotext festlegen; dazu Doppelklick auf Einfügen - Autotext - noch mal auf Autotext klicken - anstatt des Platzhalters (Cursor, der blinkt) eine Buchstabenkombination für diese Grafik eingeben - hinzufügen klicken - um anschließend diese Grafik (diesen Eintrag) zu wählen, gibt man die gewählte Tastenkombination ein und drückt die Taste F5. 

    Bilder platzsparend in Worddokumente einfügen:

    Kopiert man sie über die Ablage in das Dokument, werden die Bilder in ein eigenes nicht platzsparendes Format umgewandelt. Besser ist es sie als JPGs über einfügen Grafik einzubinden.

    Tipps und Tricks zum Formatieren mit Word

    In Texten schneller zentrieren:

    Den betroffenen Textteil markieren und „Strg + E“ drücken.

    Standardmäßige Formatierungen abstellen:

    Manchmal nerven standardmäßige Formatierungen (wie gerade beschrieben bei den Aufzählungen), die Word automatisch vornimmt, erheblich, was man abstellen kann. Man findet die Option unter „Extras – Autokorrektur-Optionen", dort unter "AutoFormat während der Eingabe" Einstellungen vornehmen.

    Weg mit Formatierungen:
    Den gewünschten Teil markieren und dann Strg + Shift + N und die Formatierungen sind weg.

    Formatierungen entfernen:

    Einzelne Zeichenformatierungen lassen sich schnell wieder aus einem Text entfernen. Man markiert die betreffende Passage und drückt die beiden Tasten Strg + Leertaste. Absatzformatvorlagen wie etwa Überschriften, Textkörper usw. bleiben von dieser Aktion unberücksichtigt.

    Formatierungen per Tastenkombination: Jeweils Strg + Umschalt und dann:
    F = fett;
    K = kursiv;
    U = unterstrichen;
    D = doppelt unterstrichen;
    W = nur jeweils die Wörter ohne die Leerzeichen unterstrichen;
    E = rote Schrift und unterstrichen;
    G = nur große Schrift;
    P = gibt das Schriftgrößenfenster; dann per Zahlentaste die Schriftengröße eingeben;
    Q = große Buchstaben verkleinern;
    die Tastenkombination erneut gedrückt verlässt jeweils diese Formatierung.

     
    Vertikaler Blocksatz:

    Es geht darum, eine beliebige Anzahl von Zeilen auf eine Seite gleichmäßig zu verteilen: Datei – Seite einrichten – Layout – Seite - aus dem Aufklappmenü „Vertikale Ausrichtung“ die Option „Blocksatz“ wählen.
     

    Optimale Schriftgröße wählen, wenn nicht alle Zeilen auf ein Dokument passen:

    Datei – Seitenansicht – auf die Schaltfläche „Größe anpassen“ klicken. Es handelt sich in der Symbolleiste um das Symbol, indem links 2 Seiten mit einem Pfeil nach rechts zu einer Seite werden.
     

    Word – Schneller mit der Maus markieren:

    Eingabemarke an den Anfang der zu markierenden Stelle positionieren – mit dem Scrollrad oder der Scrolleiste bis zu der Stelle scrollen, bis wo markiert werden soll, die „Umschalttaste“ halten und mit der Maus dorthin klicken , bis wo markiert werden soll.

    Schnelles markieren:

    Die folgenden Aktionen gehen von der Stelle aus, wo der Cursor steht:
    „Shift + Strg + Pfeiltasten rechts/links“ markiert das Wort hinter, vor der Cursorposition (nochmaliges Drücken markiert das nächste Wort usw.)
    „Umschalt + Pos1“ markiert bis zum Zeilenanfang – „Umschalt + Ende“ markiert bis zum Zeilenende.
    „Umschalt + Shift + Pos1“ markiert bis zum Dokumentenanfang, „Umschalt +Shift + Ende" markiert bis zum Dokumentende.
     

    In Word einen ganzen Satz markieren:

    Strg-Taste gedrückt halten und irgendwo in den Satz klicken.


    Mehrfach Markierungen unter Word 2002:

    Mit der Strg-Taste lassen sich in Word 2002-Dokumenten auch mehrere Textstellen gleichzeitig markieren. Dafür hält man einfach die STRG-Taste gedrückt und zieht mit der Maus den Cursor über alle benötigten Textstellen, z. B.
     in Tabellen eine Spalte nach unten.

     
    Mehrfach Markierungen unter Word 2002:

    Mit der Strg-Taste lassen sich in Word 2002-Dokumenten auch mehrere Textstellen gleichzeitig markieren. Halten Sie dafür einfach die STRG-Taste gedrückt und ziehen Sie mit der Maus den Cursor über alle benötigten Textstellen. Wenn Sie Wörter oder Phrasen, die im Text mehrmals vorkommen, in einem Zug markieren wollen, hilft die Such-Funktion. Markieren Sie einfach den gewünschten Text und rufen Sie das Such-Werkzeug über die Tastenkombination STRG + F auf. Setzen Sie ein Häkchen in das Kästchen Gefundene Elemente markieren in: und klicken Sie nun auf Alle suchen.


    Seltene Schriften in ein Worddokument einbinden (Schriften, bei denen man nicht annehmen kann, dass der Leser des Worddokuments sie auf seinem PC installiert hat):

    Extras – Optionen – Speichern – „TrueType-Schriftarten einbetten“ aktivieren – OK.

     
    Optimale Schriftgröße wählen, wenn nicht alle Zeilen auf ein Dokument passen:

    Datei – Seitenansicht – auf die Schaltfläche „Größe anpassen“ klicken. Es handelt sich in der Symbolleiste um das Symbol, indem links 2 Seiten mit einem Pfeil nach rechts zu einer Seite werden.

     
    Word – Seitenumbruch per Hotkey:

    Strg + Return
    Strg + Shift + Return ergibt einen Spaltenumbruch.

     
    Formatierungen wieder entfernen:

    Den Bereich markieren und dann Strg+Leertaste.
     

    Word: Formatierungen zurück setzen:

    Die Partie, die zurück gesetzt werden soll markieren und dann Strg-Taste gedrückt halten und dann die Leertaste drücken. Der markierte Text wandelt sich in die Standardformatierung zurück.
     

    Die Laufweite ändern:

    Die Laufweite eines Zeichens lässt sich individuell festlegen. Um sie größer oder kleiner einzustellen, klicken Sie im Menu auf „Format\Zeichen‘ und wählen den Reiter „Zeichenabstand“. Bei „Laufweite/Um“ stellen Sie ein, um wie viel sich der Zeichenabstand ändert. Mit den Pfeil-Tasten wählen Sie den gewünschten Wert. - OK.
     

    Aufzählungsnummer unterbinden:

    Wenn Sie eine Aufzählung mit 1., 2., 3. usw. durchführen, setzt Word eine neue Nummer, sobald Sie die „Eingabe" - Taste drücken. Wollen Sie die automatische Aufzählung unterbinden, verwenden Sie die „Umschalt” - und „Eingabe” -Taste gleichzeitig. Der Einzug bleibt erhalten und wenn Sie wieder nur die „Return” -Taste drücken, setzt Word die Nummerierung fort.
     

    Aufzählungen; neue Zeile ohne Aufzählungszeichen, Aufzählung beenden:

    Hat man eine Aufzählung angefangen, erscheint nach jedem Zeilenumbruch ein neues Aufzählungszeichen, will man das nicht hält man die Shift-Taste gedrückt und drückt dann die Enter-Taste. Will man die Aufzählung verlassen, drückt man 2x die Enter-Taste.
     

    Extravagante Aufzählungszeichen verwenden:

    Den Text, der als Aufzählung verwendet werden soll markieren, dann im Menü „Format“ „Nummerierung und Aufzählungszeichen“ aktivieren - im Register „Aufzählung“ eine der gezeigten Voransichten wählen - auf „Anpassen“ klicken - im Fenster „Aufzählung anpassen“ auf „Anpassen“ klicken - Im Fenster „Aufzählungen“ auf „Zeichen“ klicken - aus der Liste „Schriftart“ den Eintrag „Webdings“ wählen - ein Symbol auswählen - OK.
     

    Auslassungspunkte:

    Wenn man einfach nur drei Punkte macht, können die am Zeilenende unangenehm umgebrochen werden; Man nimmt dafür besser : Strg + Alt + .(Punkt).
     

    Beliebige Buchstabengröße:

    Zeichen für Buchstabengröße öffnen - eine Größe markieren - gewünschte Zahl per Tastatur eingeben und mit Entertaste (ganz rechts unten auf der Tastatur) bestätigen. Jetzt wird in der gewünschten Buchstabengröße geschrieben.
     

    Text in gleich langen Spalten:

    Text markieren - Format - Absatz - Register: Zeilen und Seitenwechsel - die Häkchen vor „Zeilen nicht trennen“ „Absätze nicht trennen“ und „Seitenwechsel oberhalb“; nur vor „Absatzkontrolle darf ein Häkchen stehen“ - OK. Im Menü Format „Spalten“ wählen, dort die Anzahl der Spalten festlegen - „Gleiche Spaltenbreite“ aktivieren, ggf. noch „Zwischenlinie“ - OK; Die Eingabemarke ganz ans Ende des Textes setzen und im Menü „Einfügen“ „Manueller Wechsel“ wählen; Im Bereich „Abschnittsumbruch“ die Option „Fortlaufend“ aktivieren - OK.

    Bestimmte Begriffe immer wieder hervorheben (Word 2002):

    In einem Dokument sollen bestimmte Begriffe immer wieder hervorgehoben werden, z. B.
     Logos - den gewünschten Text eintippen - den Text markieren - die Hervorhebung anklicken z. B.
     fett kursiv - Doppelklick auf Extras - Autokorrektur-Optionen - im folgenden Fenster eine passende Abkürzung eintippen - Hinzufügen - OK - ab sofort muss nur noch die Abkürzung eingegeben werden. In Word 2000 gibt man den entsprechenden Text ein, formatiert ihn markiert ihn und öffnet über Extras die Autokorrektur - jetzt muss man hierfür auch nur noch ein Kürzel eingeben - OK.
     

    Word; Formatierungen beseitigen:

    Den gewünschten Teil markieren und dann Strg + Shift + N und die Formatierungen sind weg.
     

    Formatierungen per Tastenkombination (Jeweils Strg + Umschalt und dann):

    F = fett;
    K = kursiv;
    U = unterstrichen;
    D = doppelt unterstrichen;
    W = nur jeweils die Wörter ohne die Leerzeichen unterstrichen;
    E = rote Schrift und unterstrichen;
    G = nur große Schrift;
    Alt + 1 Überschrift
    Alt + 2 Überschrift 2
    Alt + 3 Überschrift 3
    Strg + Shift + N Standard
    P = Gibt das Schriftgrößenfenster; dann per Zahlentaste die Schriftengröße eingeben;
    die Tastenkombination erneut gedrückt verlässt jeweils diese Formatierung.
     

    Feststelltaste akustisch hervorheben:

    Ärgerlich, wenn man die Feststelltaste versehentlich gedrückt hat. Man kann sie so einstellen, dass sie ein akustisches Zeichen abgibt, wenn man sie drückt: Start – Systemsteuerung – Eingabehilfen – unter: Tastatur ein Häkchen vor die Einstellung „Statusanzeige aktivieren“.
     

    Bindestrich und Leerzeichen schützen:

    Das bedeutet, das die bei einem Zeilenumbruch nicht getrennt werden: Strg+Shift+Bindestrich bzw. Leerzeichen.
     

    Seltene Schriftarten in ein Worddokument einbinden:

    Es kommt vor, dass man Schriftarten verwendet, von denen man ausgehen muss, dass sie auf einem anderen Computer nicht installiert sind. Dann kann der Text nicht angezeigt erden, oder er wird in einer Standardschrift dargestellt. Abhilfe: Ist das Dokument fertig – Extras – Optionen – Registerkarte „Speichern“ – die Option „TrueType-Schriftarten einbetten“ aktivieren. Will man nicht alle Zeichen einbetten, um z. B.
     das Dokument nicht unnötig groß werden zu lassen, aktiviert man zusätzlich die Option „Nur verwendete Zeichen einbetten“. Man sollte solche Schriften aber nur für fremde PCs einbetten.
     

    Langer Gedankenstrich:

    Gleichzeitig die Strg-Taste und das Minuszeichen des Ziffernblocks drücken.
     

    Ganzen Satz schnell markieren:

    Den Cursor in den gewünschten Satz irgendwo hin setzen und dann Strg + linke Maustaste.
     

    Zum Absatzende bzw. –anfang springen:

    Strg + Pfeiltaste nach oben bzw. nach unten.

    Word – Seitenumbruch per Hotkey:

    Strg + Return
    Strg + Shift + Return ergibt einen Spaltenumbruch

        Tipps und Tricks zu Tabellen mit Word      

    Eine Tabelle erstellen, Tabelle – Zellen einfügen – Tabelle – die richtigen Zahlen für Zeilen und Spalten einfügen ....
    Man kann auch in eine Tabellenzelle eine neue Tabelle einfügen: Den Cursor in die Zelle setzen und die obige Prozedur zur Tabellenerstellung wiederholen.

    Manchmal ist es nötig, zwei Tabellenzellen zu einer zusammenzufügen:

    Die Zellen, die man zu einer zusammenfügen möchte, markieren: Tabelle – Zellen verbinden.

    Zeile, Zelle oder Spalte löschen:

    Tabelle - löschen und dann die Option auswählen.

    Zeile, Zelle oder Spalte hinzufügen:

    Tabelle - Einfügen und dort Option auswählen

    Tabellen werden umfangreich unter folgender Anweisung formatiert:

    Tabelle oder Tabellenzelle markieren, Rechtsklick darauf (es erscheinen bereits mehrere Optionen) und Linksklick auf Tabelleneigenschaften.
     

    Manueller Absatz-, Seiten- oder Zeilenumbruch:

    Unter Umbruch versteht man eine neue erzwungene Seite, einen Absatz oder nur eine Zeile, die man mit der „Enter-Taste“ erzwingt. Word erstellt die Zeilen- und Seitenumbrüche normalerweise automatisch. Dabei kann es passieren, dass Word den Umbruch so vornimmt, wie man ihn gar nicht haben möchte (z. B.
     steht eine Überschrift eines neuen Absatzes auf der alten Seite und der dazugehörige Text erscheint dann auf der neuen Seite: Cursor an die richtige Stelle stellen - Einfügen – Manueller Umbruch und dort die gewünschte Option wählen.
     

    Text in Tabelle umwandeln:

    Die Elemente, die in eine Tabelle umgewandelt werden sollen, sollten möglichst durch Kommata getrennt sein, wobei vor dem Ersten Element schon ein Komma stehen sollte: Den Textbereich, der umgewandelt werden soll markieren – Tabelle – Umwandeln – Text in Tabelle – im erscheinenden Menü die Optionen ausfüllen und OK – ggf. durch verschieben, die Tabelle berichtigen.
     

    Rechnen mit Word (-tabellen):

    Auch ohne Programmierkenntnisse lässt sich MS Word dazu bewegen, Rechenarbeiten zu erledigen. Es ist etwas komplizierter als unter MS Excel, aber schnell zu durchschauen.
     

    Text in Tabelle umwandeln:

    Die Elemente, die in eine Tabelle umgewandelt werden sollen, sollten möglichst durch Kommata getrennt sein, wobei vor dem Ersten Element schon ein Komma stehen sollte: Den Textbereich, der umgewandelt werden soll markieren – Tabelle – Umwandeln – Text in Tabelle – im erscheinenden Menü die Optionen ausfüllen und OK – ggf. durch verschieben, die Tabelle berichtigen.
     

    Word; Tabellenrahmen nicht drucken:

    In eine beliebige Stelle der Tabelle klicken - AltGr halten und U tippen; das Tabellengitter ist noch sichtbar, aber schwächer, druckt man es dann über die Symbolleiste, erscheint das Gitter nicht - soll das Gitter wieder sichtbar sein: Alt halten und auf L und auf F drücken mit Enter bestätigen.
     

    Mit Word Summen berechnen:

    Zunächst mit Extras – Anpassen – Registerkarte „Befehle“ – unter „Kategorien“ „Alle Befehle“ wählen – rechts „Extras Berechnen“ auf die Symbolleiste ziehen. In Word eine Tabelle erzeugen. Wenn Sie nun eine Rechnung erstel­len, halten Sie zum Summieren die [Alt]-Taste gedrückt und ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Taste über den Bereich, in dem die einzelnen Be­träge untereinander stehen. Sind alle markiert, klicken Sie auf „Extras Be­rechnen”. Die Summe der markierten Zahlen erscheint in der Statusleiste.

    In Word Listen in Tabellen umwandeln:

    Eine Liste, die mithilfe von Tabulatoren erstellt wurde kann man folgendermaßen in Tabellen umwandeln: Ganze Liste markieren – Tabelle – Umwandeln – Text in Tabelle – Jede Zeile der Liste wird zu einer Tabellenzeile jeder Tab wird zu einer Spalte.
    Wenn die Liste mit anderen Zeichen getrennt wurde, dann muss man unter „Text trennen bei“ unter „Andere“ diese Zeichen einstellen.

    Tipps und Tricks zu Extras bei Word

    Mit der Zwischenablage arbeiten:


    Word kann viele Einträge in die Zwischenablage übernehmen, aus der man sie dann übernehmen kann. Wörter, Zeilen, Abschnitte, … markieren und Rechtsklick mit der Maus darauf und kopieren klicken (oder Strg + C). Man setzt dann den Cursor an die Stelle, wo etwas übernommen werden soll – man hält die Taste „Strg“ und drückt 2x kurz auf „C“ (1x kurz auf „C“: Es wird nur der zuletzt in die Zwischenablage kopierte Teil eingefügt). Das Zwischenablagefenster öffnet sich und zeigt alle Einträge darin. Durch Doppelklick auf einen Eintrag wird er in den Text, an dem der Cursor steht, übernommen.
     

    Inhalt der Zwischenablage anzeigen:

    Bearbeiten – Office Zwischenablage, dort sind alle Dokumente angezeigt, die zurzeit in der Zwischenablage sind. Führt man den Mauszeiger auf ein Element, so erscheint rechts ein kleines auf der Spitze stehendes Dreieck. Klickt man darauf erscheint ein Menü „Einfügen“ und „Löschen“. Klickt man auf „Einfügen“, wird das Zwischenablageelement an die Stelle eingefügt, wo gerade der Cursor steht.
     

    Übersetzen:

    Word 2002: Das zu übersetzende Wort markieren - Rechtsklick - Im Kontextmenü „Übersetzen“ wählen - Sprache auswählen - ausführen - fertig.

    Worddokumente vergleichen:

    Eine komfortable Funktion von Word, ist die Fähigkeit, zwei ähnliche Dokumente auf Übereinstimmungen zu prüfen. Dies ist etwa beim Vergleich einer älteren und einer neueren Version desselben Dokuments, die auf verschiedenen Rechnern bearbeitet wurden, nützlich.
    Grundsätzlich wird das bereits geöffnete Dokument als das neuere betrachtet. Man ruft die Funktion aus dem Menü „Extras – Dokumente vergleichen und zusammenfügen“ auf und wählt dort die Datei, die man mit dem geöffneten Dokument vergleichen will. Man markiert jetzt unbedingt das Kästchen „Änderungen markiert“. Der Button daneben ändert seine Aufschrift zu „Vergleichen“, darauf klicken. In einem neuen Fenster öffnet sich nun das aus beiden Versionen kombinierte Dokument. Text, der nur in der neuen Version vorhanden ist, wird von Word als „eingefügt“ gekennzeichnet. Text, der nur in der älteren Version vorhanden ist, dagegen als „gelöscht“. Weiter den Optionen folgen.
    Vergleichen von Dokumenten funktioniert auch folgendermaßen (aber nur, wenn die Dokumente unterschiedliche Namen tragen): Man öffnet die beiden zu vergleichenden Dokumente und macht dann einen Rechtsklick auf die Systray-Leiste unten – dort wählt man dann „Nebeneinander“ – man kann jetzt in beiden Dokumenten abwechselnd arbeiten.
     

    Zwei ähnliche Dokumente mit einander vergleichen:

    Wenn man z. B.
     an zwei verschiedenen Stellen an dem gleichen Dokument gearbeitet hat, sich aber doch kleine Differenzen eingeschlichen haben und man nicht weiß an welcher Stelle, dann kann Word die beiden Dokumente vergleichen und die Differenzen zeigen. Zunächst muss man beide Dokumente auf die gleiche Festplatte kopieren - erstes Dokument öffnen - Extras - Änderungen verfolgen - Dokumente vergleichen - es öffnet sich ein Fenster, in dem man jetzt das zweite ähnliche Dokument auswählen muss - öffnen - Word vergleicht jetzt die Dokumente miteinander und markiert die Differenzen. Durch einen Rechtsklick auf solche eine Veränderung kann man Word veranlassen, die Veränderung anzunehmen oder nicht (im sich öffnenden Fenster des Kontextmenüs nach dem Rechtsklick findet man entsprechende Befehle).
     

    Änderungen anzeigen lassen:

    Wenn man in einem Dokument mehrmals Änderungen vorgenommen hat, kann man diese Änderungen anzeigen lassen: Extras - Änderungen verfolgen - Änderungen hervorheben - es öffnet sich ein Fenster in, welches man die Bedingungen der Änderungsverfolgung eingibt - OK - Word zeigt jetzt die Änderungen ein, die man entweder annehmen kann oder ablehnen kann.

    Kommentare einem Text hinzufügen:

    Den Bereich im Worddokument markieren, zu dem ein Kommentar erstellt werden soll: Extras - Änderungen nachverfolgen - es öffnet sich eine neue Symbolleiste, dort auf "Neuen Kommentar" klicken (das ist das Symbol einer quer liegenden Seite mit einem Stern oben links) - Kommentar eingeben.
     

    Veränderungen rückgängig machen:

    Hat man etwas verändert, was man hinterher doch besser nicht annehmen möchte, dann kann man die Veränderung rückgängig machen: In der Symbolleiste findet sich normalerweise ein Pfeil nach links, auf den man klicken kann oder: Bearbeiten - Rückgängig oder: Tastenkombination "Strg + Z" drücken. Auf die Art und Weise kann man auch mehrere Arbeitsschritte rückgängig machen. Es kann vorkommen, dass man einen Schritt zu viel rückgängig gemacht hat, dann kann man das auch wieder rückgängig machen: In der Symbolleiste auf den kleinen Pfeil nach rechts klicken.
     

    Änderungen Verfolgen:

    Es kann interessant sein Änderungen, die man in einem Dokument vorgenommen hat nachträglich anzusehen: Extras – Änderungen nachverfolgen – eine neue Symbolleiste erscheint. Änderungen werden dann farblich hervorgehoben, je nachdem, wie es unter „Einstellungen“ unter „Extras – Optionen“ vorgenommen wurde. Möchte man die Änderungen nicht annehmen klickt man auf den Knopf „Änderungen ablehnen/Kommentar löschen“ – möchte man die Änderungen übernehmen, klickt man auf „Änderungen annehmen“
     

    Dokumente vor Veränderungen schützen:

    Wenn mehrere an einem Rechner arbeiten, kann man sein Dokument schützen, sodass kein anderer an diesem Dokument arbeiten kann, es also auch nicht verändern kann: Extras - Dokument schützen - im sich öffnenden Fenster Bedingungen einstellen und ein Kennwort eingeben, das man sich gut merken muss - OK - Word lässt ab sofort nur noch nach der Eingabe des gerade gegebenen Kennworts Änderungen oder ein Weiterarbeiten am Dokument zu.


    Texterkennung mit Word (gilt für Word XP und höher):

    Bei einem angeschlossenen Scanner kann Word auch eingescannte Texte erkennen und übernehmen: Wenn man einen Text scannt, dann erhält man nur ein Foto, und kann darin keinesfalls Texte bearbeiten, das funktioniert nur über eine sog. Texterkennung. Sie scannt das Foto mit dem Text und erkennt Buchstaben für Buchstaben und kann das dann nach Word übergeben, wo man es dann bearbeiten kann. Das Icon von Word zum Starten dieser Texterkennung ist u.U. nicht sofort zu finden. Es könnte sich im Startmenü befinden, und zwar unter: „Microsoft Office Tools“ und dort als: „Microsoft Office Dokument Scanning“. Normalerweise wird es mit Word installiert und liegt dann im Ordner: „C:\Programme\GemeinsameDateien\Microsoft Shared\MSPaper“ und dort die Datei: „MSPSCAN.EXE“. Es kann allerdings auch sein, dass man es von der Word-Installations-CD nachinstallieren muss. Man kann sich schließlich auf dem Desktop eine Verknüpfung dahin (zu obigem Ordner C:\Programme…). erstellen, dann ist das Programm schnell aufrufbar: Man klickt auf das Symbol (ein geöffneter Scanner). Beim ersten Mal nimmt das Programm dann recht umfangreiche Einstellungen vor – dazu werden Aufforderungen gegeben, denen man folgen sollte. Anschließend wählt man im geöffneten Fenster eine Option, z. B.
     „Texterkennung 300 Dpi“. Anschließend klickt man auf „Scannen“ – nach einiger Zeit öffnet sich ein großes Fenster, in dem der erkannte Text steht. In der Symbolleiste steht ein Icon, welches nach einem Klick darauf den Text an Word weitergibt. Wahlweise kann man auch Textteile daraus markieren, dann in die Zwischenablage (Strg + C) übernehmen und manuell nach Word übernehmen (Einfügen: Strg + V). Diese Texte müssen aber noch überarbeitet werden, denn die Texterkennung erkennt nicht alles richtig. (Je besser die Vorlage ist, desto fehlerfreier ist die Texterkennung).
     

    Texterkennung:

    Sie haben einen Text gescannt und wollen ihn jetzt zur Bearbeitung in Word übernehmen. Dazu muss Word erst den Text als solchen erkennen, denn der Scanner hat ja lediglich von dem Text ein Foto gemacht. Die Texterkennungssymbole befinden sich unter: C:\Programme\Gemeinsame Dateien\Microsoft Shared\MSPaper. Diese Texterkennung funktioniert recht gut, kann aber bei komplizierten Passagen nicht mehr genau arbeiten: In solch einem Fall brauchen Sie eine spezielle Texterkennungssoftware, wie z. B.
     OmniPage oder Finereader. Diese Programme liegen in abgespeckter Form fast immer den Scannern als Software bei.
     

    Schriften aus Word herausnehmen:

    Windows beinhaltet viele Schriften, die sich ähneln und die man nie braucht, die aber Performance benötigen, man kann sie "ruhig" stellen: Win-Explorer starten (Rechtsklick auf Start, dann Linksklick auf Explorer) – Laufwerk C - Windows – Fonts – rechts sind alle installierten Schriften gezeigt – per Drag and Drop die Schriftendateien in einen Ordner „ausgemusterte Schriften“ nach links verschieben (diesen Ordner muss man erst anlegen: Laufwerk C - Windows - im rechts sich öffnenden Fenster den neuen Ordner "Ausgemusterte Schriften" anlegen).
    Es gibt Schriften, die man beim Aufräumen im Schriftenordner keinesfalls löschen darf. Es handelt sich um Schriften, die vom Betriebssystem genutzt werden, etwa für die Anzeige von Menüs. Löscht man diese Schriften, funktioniert die Bildschirmanzeige u.U. nicht korrekt. Windows wählt dann eine andere Schrift, die möglicherweise nicht lesbar ist. Schriften, die man nicht löschen darf, erkennt man im Schriftenordner an ihrem Symbol. Sie sind mit einem „A” gekennzeichnet und rot dargestellt.
    Braucht man später diese Schriften wieder, kann man sie einfach wieder zurückschieben. Man kann auch im Internet reichlich andere Schriften (z. B.
     Schmuckschriften) herunterladen und sie auf die gleiche Art in Windows integrieren
     

    Beschädigte Dokumente retten:

    Mit etwas Glück lässt sich ein beschädigtes Word-Dokument, zumindest teilweise, restaurieren. Das Textverarbeitungsprogramm kann nämlich Dateien lesen, die noch gar nicht geöffnet wurden. Das Rettungsmanöver funktioniert in Ausnahmefällen nicht vollständig, aber Teilstücke kann man immer wieder herstellen. Eine hundertprozentige Erfolgsquote gibt es beim Datenretten allerdings nicht. Word neu starten, oder man öffnet über den Menübefehl "Datei - Neu" ein leeres Dokument. Man wäh1t im Menü "Einfügen" den Befehl "Datei". Dort wählt man das beschädigte Dokument aus, und bestätigt mit Klick auf "Einfügen". Man vervollständigen, falls nötig, die fehlenden Teile des Textes, und speichert dann das Dokument unter einem anderen Dateinamen. Dann löscht man das beschädigte Dokument.

    Textwiederherstellung, nachdem sich ein Text nicht mehr öffnen lässt:

    Zunächst eine Sicherheitskopie anfertigen – den Ordner öffnen, indem die bestimmte Datei vorhanden ist – Extras – Ordneroptionen – Ansicht – auf „Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden“ klicken – OK – Rechtsklick auf die beschädigte Datei und im aufklappenden Menü „Umbenennen“ wählen – jetzt eine beliebige Bezeichnung eintippen und 3x „Enter“ drücken – die Datei wird jetzt mit dem Win-Editor geöffnet, wobei alle Formatierungen verloren gehen (der Text sieht so etwas durcheinander gewürfelt aus) – die gewünschte Textpassage markieren und kopieren (Strg + C) – das Fenster schließen und Word starten und dort den markierten Text einfügen (Strg + V); es werden jetzt auch ursprüngliche Teile der Formatierung wieder eingeblendet – es kann aber gut sein, dass man diesen Text jetzt neu korrigieren und formatieren muss – Speichern unter – OK.
     

    Zusatzfunktionen von der Office-CD:

    Zahlreiche Funktionserweiterungen zu Word, die beim Standard-Setup fehlen, findet man auf der Installations-CD. Sobald man diese ins CD-Laufwerk einlegt, erscheint nach kurzer Zeit das Dialogfenster „Microsoft Office XP-Setup” (ansonsten per Doppelklick auf die Datei „Setup.exe”). Dort wählt man die Option „Feature hinzufügen oder entfernen” und fährt mit einem Klick auf „Weiter” fort. Anschließend klickt man auf den Eintrag „Microsoft Word für Windows” und wählt dort die Option „Alles vom Arbeitsplatz starten”, um sämtliche Funktionen in Zukunft verfügbar zu haben. Auf "OK" klicken - es wird jetzt alles nachinstalliert.
     

    Warnton bei der Shiftfeststelltaste:

    Manchmal drückt man versehentlich anstatt der Shift-Taste (Großschreibung) die Feststelltaste darüber, ab dann werden alle Großbuchstaben klein und alle Kleinbuchstaben groß geschrieben (vERKEHRTSCHREIBUNG) - das ist lästig und man kann sich warnen lassen, wenn man die Feststelltaste drückt. Start – Einstellungen - Systemsteuerung – Eingabehilfe – Tastatur – dort ein Häkchen vor die Option "Statusanzeige aktivieren". Es kann sein, dass auch noch erst der Ton aktiviert werden muss. Klicken Sie entweder unter rechts mit einem Rechtsklick auf das Lautsprechersymbol. Links finden Sie "Lautstärkeregelung" und unten "Ton aus" - hier darf kein Häkchen sein und der Schieber unter "Lautstärke" sollte ganz nach oben geschoben sein. Finden Sie dieses Symbol nicht, gehen Sie auf Start - Einstellungen - Systemsteuerung - Sounds und Audiogeräte - unter dem Register "Lautstärke" klicken Sie auf "Erweitert".
     

    Große Worddateien, die durch das Einfügen von Bildern groß geworden sind verkleinern – Bilder in Worddokumenten komprimieren:

     
    Wenn die eingefügten Bilder das Worddokument zu groß machen, kann man die Bilder komprimieren, was allerdings zu Bildqualitätsverlust führen kann: Klicken Sie im Worddokument auf eine beliebige Bilddatei und markieren Sie sie so – Es sollte die Grafiksymbolleiste erscheinen, wenn nicht müssen Sie sie sich holen (Rechtsklick auf die Bilddatei und dann Linksklick auf „Grafiksymbolleiste anzeigen“) Klicken Sie dann auf die 5. Schaltfläche von rechts „Bilder komprimieren“ – füllen Sie die gebotenen Optionen aus und klicken dann auf OK, ein neues Fenster erscheint und dort klicken Sie auf „Übernehmen“.
     

    Standardspeicher für Win-Office anpassen:

     
    Unter „Speichern unter“ soll ein bestimmter Ordner, indem alles immer gespeichert werden soll links angezeigt werden: z. B.
     Word laden und dann: Datei – speichern unter; Zu dem Ordner navigieren, in den in Zukunft alles abgespeichert werden soll. In der Menüleiste rechts oben auf: Extras und zu meiner Umgebung hinzufügen“. Das Verzeichnis wird jetzt links unten angezeigt: Diesen Platz nach oben verschieben: Rechtsklick auf diese Schaltfläche und dann so oft wie nötig auf „Nach oben“ klicken.
     

    Worddokumente lassen sich nicht mehr öffnen:

     
    Ich habe mit Microsoft Word 2003 folgendes Problem: Ein mit dem Programm im DOC-Format erstelltes Textdokument lässt sich urplötzlich nicht mehr öffnen. Ich erhalte stets nur eine Fehlermeldung; auch die von Word durchgeführte automatische Reparatur bringt nicht das gewünschte Resultat: Von dem mehrseitigen Textdokument kann nur ein kleiner Teil wiederhergestellt werden. Gibt es eine Möglichkeit, das Textdokument doch irgendwie komplett zu öffnen, damit ich beispielsweise den Text in ein neues Dokument kopieren kann? Und: Wie verhindere ich solche Probleme? Versuchen Sie zunächst Folgendes: Starten Sie Microsoft Word und wählen Sie „Extras/Optionen". Wechseln Sie in das Register „Kompatibilität" und wählen Sie unter „Empfohlene Optionen für" die Option „Microsoft Word 97" aus. Verlassen Sie das Fenster mit „OK" und versuchen Sie die bisher verschmähte Textdatei erneut zu öffnen. Manchmal wirkt diese Konfigurationsänderung Wunder, sodass sich die vorher problematische Textdatei anschließend fehlerfrei öffnen lässt. Scheitert das Öffnen nach wie vor, greifen Sie zu einer anderen Software. Laden Sie sich beispielsweise unter www.openoffice.org die kostenlose und mit Microsoft Office kompatible Office-Suite Open Office herunter. Nach der Installation starten Sie den Writer (die Textverarbeitung) der Office-Suite und versuchen, das Dokument zu öffnen. Sollten Sie auch mit dieser Methode keinen Erfolg haben, bleibt nur noch eine Notlösung: Öffnen Sie die Textdatei mit einem Texteditor Ihrer Wahl. Hierfür rufen Sie den Editor auf, wählen „Datei/Öffnen" und stellen anschließend als „Dateityp" für die zu öffnenden Dateien zunächst die Option „Alle Dateien" ein; sonst können Sie keine Dateien im DOC-Format mit dem Editor öffnen. Beim Öffnen der Textdatei mit einem Editor geht zwar die Formatierung des Dokuments vollständig verloren, aber - wenn Sie Glück haben und der Text nicht allzu stark formatiert worden ist - kann der gesamte Text von dem Editor wiederhergestellt werden, sodass Sie ihn anschließend in ein neues Word-Dokumentkopieren können. Wollen Sie in Zukunft solche Probleme von vornherein möglichst ausschließen, sollten Sie die Speicheroptionen von Microsoft Word neu konfigurieren. Unter Microsoft Word 2003 wählen Sie hierzu den Punkt „Extras/Optionen" und wechseln in das Register „Speichern". Hier deaktivieren Sie die beiden Optionen „Schnellspeicherung zulassen" und „Hintergrundspeicherung", um für einen möglichst zuverlässigen Speicherprozess der zu sichernden Dokumente zu sorgen. Danach verlassen Sie das Fenster mit „OK".

    Textpassagen schnell aus einem Dokument extrahieren und später verwenden:

    Man markiert den Text, den man vorübergehend in der Zwischenablage haben möchte und zieht ihn einfach auf den Desktop oder in einen geöffneten Ordner, etwa „gesammelte Zitate“. Ein Dokument erscheint dort mit der Bezeichnung: „Datenauszug aus Dokument …“. Anstelle von … stehen die ersten Worte des Textauszugs (Zitat). Will man dann diesen Textauszug in ein anderes Dokument übernehmen, zieht man es einfach aus dem Ordner an die Stelle in dem Text, wo es hin soll.
     

    Sprache einstellen:

    Extras – Sprache – Sprache festlegen, Word arbeitet dann mit den entsprechenden Wörterbüchern. Evtl. muss man die Instal.-CD einlegen. Man kann auch mit mehreren Sprachen gleichzeitig arbeiten, Word versucht dann die Sprache automatisch zu erkennen: dazu: wie oben aber dann ein Häkchen vor „Sprache automatisch erkennen“ setzen.
     

    Briefumschläge beschriften:

    Extras - Umschläge und Etiketten - erst unter „Optionen“ die Briefumschlaggröße einstellen - Empfänger eintippen und drucken - den Umschlag mit der linken Seite nach unten einlegen.
     

    Makros erstellen:

    Extras - Makro - Aufzeichnen - Makronamen geben - Makro zuordnen - OK - Es erscheint links ein kleines Fenster, welches besagt, dass die Aufzeichnung jetzt beginnt - alles, was jetzt getan wird, wird aufgezeichnet (z. B.
     ein Brief) - schließlich auf das Zeichen für „Makro.
     

    Makro abrufen:

    Words öffnen - neues leeres Dokument öffnen - Tastenkombination des gewünschten Makros drücken - der entsprechende (abgespeicherte ) Text erscheint und kann bearbeitet werden wie gehabt.
     

    Erweiterte Zwischenablage einblenden:

    Die erweiterte Zwischenablage unter Windows ermöglicht die temporäre Zwischenspeicherung von bis zu 24 verschiedenen Elementen. Leider verliert man hier schnell die Übersicht.
    Wenn Sie bei Office-Produkten markierte Inhalte in die Zwischenablage übernehmen wollen, nutzen Sie den Shortcut Strg-C. Führen Sie hingegen den Shortcut Strg-C-C aus, wird das Element nicht nur in die Zwischenablage übernommen, sondern deren Inhalt in einem separaten Fenster mit allen Bestandteilen angezeigt; so lassen sich verschiedene Elemente in der Ablage auch separat aufrufen und verarbeiten.
     

    Wörter im Dokument suchen und ggf. durch andere ersetzen:

    Hat man Wörter irgendwo im Dokument, die man sucht, aber nicht so schnell findet: Bearbeiten - Suchen - unter "Suchen nach" das Wort eingeben und "weitersuchen" klicken. Will man dieses Wort durch ein anderes ersetzen: Bearbeiten - Suchen und dann den Reiter "Ersetzen" wählen: In "Suche nach" das zu ersetzende Wort eingeben und unter "Ersetzen durch" das neue Wort eingeben (ggf. "Erweitern wählen) - alle ersetzen.

    Weitere Tipps und Tricks zu Word finden Sie, wenn Sie auf den folgenden Link klicken: Tipps und Tricks zu Word I  

     

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